1. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS
De (gezamenlijke) verwerkingsverantwoordelijke(n) voor je persoonsgegevens zijn de volgende juridische entiteit en een aantal dochterondernemingen van deze juridische entiteit:
The Fashion Society NV
Brusselsesteenweg 185
1785 Merchtem
België
Ondernemingsnummer 0553.548.910
De winkels van deze entiteiten zijn gekend onder de commerciële benamingen ZEB, Pointcarré, The Fashion Store en Ziffiks.
In geval je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, neem dan zeker contact op met onze Privacy Coördinator Ruben Roye. Hij helpt je heel graag verder. Je kan hem bereiken via één van de volgende kanalen:
- Via e-mail: [email protected]
- Via telefoon: +32 0495/12.05.98
2. DOELEINDEN
Wij verwerken je persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:
- Leveranciersbeheer
- Boekhouding
- Geschillenbeheer
Hieronder kan je per doeleinde terugvinden welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.
1) Leveranciersbeheer
Voor ons leveranciersbeheer, verwerken wij mogelijk je persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheidsdiensten (ondernemingsnummer, btw-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) en enige andere informatie die je bezorgt in het kader van onze samenwerking.
Deze gegevens laten ons toe om overeenkomsten met leveranciers af te sluiten, waaronder het vergelijken van leveranciers, het opvragen van offertes en het voeren van precontractuele onderhandelingen, te communiceren met leveranciers, het beheren van geplaatste bestellingen en het organiseren van de betaling.
De rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:
- Ten aanzien van particuliere leveranciers: het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst (artikel 6, §1, (b) AVG).
- Ten aanzien van professionele leveranciers: een gerechtvaardigd belang om ons leveranciersbeheer te organiseren (artikel 6, §1, (f) AVG).
We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van jou.
Wij delen deze persoonsgegevens indien nodig met publieke overheden, banken en verzekeringsmaatschappijen, ons boekhoudkantoor en auditeurs en externe juridische adviseurs. Onze IT en softwareproviders hebben ook toegang tot deze persoonsgegevens.
2) Boekhouding
In het kader van onze boekhouding, verwerken wij mogelijk je persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheidsdiensten (ondernemingsnummer, btw-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) en de geleverde producten/diensten.
Deze gegevens laten ons toe om onze boekhouding te voeren en boekhoudkundige verplichtingen na te leven, waaronder het opmaken van een jaarrekening.
De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op diverse wettelijke verplichtingen, zoals deze vervat in het Wetboek Economisch recht (art. I.1 WER, art. III.82 WER, art. III.89 WER en art. III.90 WER), het KB WVV (dubbel boekhouden), het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (art. 3:1 WVV) en het Wetboek Inkomstenbelasting (art. 320 WIB) (artikel 6, §1, (c) AVG).
We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van jou.
Voor onze boekhouding houden wij je persoonsgegevens bij tot 7 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) na het respectievelijke boekjaar.
Wij delen deze persoonsgegevens indien nodig met ons boekhoudkantoor, publiek overheden, sociale zekerheidsinstanties en banken- en verzekeringsmaatschappijen. Onze IT en softwareproviders hebben ook toegang tot deze persoonsgegevens.
3) Geschillenbeheer
Bij een eventueel geschil, verwerken wij mogelijk je persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer) en alle andere informatie die relevant kan zijn voor de behandeling van het (mogelijk) geschil.
Deze gegevens laten ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.
De rechtsgrond voor deze verwerking van persoonsgegevens is het gerechtvaardigd belang om onze (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten te vrijwaren (art. 6, §1, (f) GDPR).
We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van jou of via een derde.
Voor ons geschillenbeheer houden wij je persoonsgegevens bij tot 5 jaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar) na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening.
Wij delen deze persoonsgegevens indien nodig met publieke overheden, gerecht en politiediensten, gerechtsdeurwaarders, banken en verzekeringsmaatschappijen, ons boekhoudkantoor, externe juridische adviseurs en incassobureaus. Onze IT en softwareproviders hebben ook toegang tot deze persoonsgegevens.
3. BEVEILIGING
We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens te waarborgen en je gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.
Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven je persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat je gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.
4. RECHTEN
Je kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:
- een verzoek om toegang of rectificatie van je persoonsgegevens
- een verzoek om wissing van je persoonsgegevens
- een verzoek om beperking van de verwerking van je persoonsgegevens
- een bezwaar tegen de verwerking van je gegevens
- een klacht als je van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Je kan ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit.
Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een gerechtvaardigd belang is, kan je ons steeds meer informatie vragen over de belangenafweging die wij in dat kader hebben uitgevoerd (voor meer informatie, zie Doeleinden).
Onze Privacy Coördinator Ruben Roye stelt alles in het werk om jou meteen verder te helpen. Je kan hem bereiken via één van de volgende kanalen:
- via e-mail: [email protected]
- via telefoon: +32 0495/12.05.98
Wij respecteren alle rechten met betrekking tot je persoonsgegevens waarop je volgens de toepasselijke regelgeving recht hebt.
Voor identificatiedoeleinden is het mogelijk dat we je om een kopie van de voorkant van je identiteitskaart vragen.
5. UPDATES
Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij je een actuele versie bezorgen.