1. DENTITÉ ET COORDONNÉES
Le(s) responsable(s) (conjoints) du traitement de vos données à caractère personnel l'entité juridique suivante et/ou une ou plusieurs filiales de cette entité juridique :
The Fashion Society SA
Brusselsesteenweg 185
1785 Merchtem
Belgique
Numéro d’entreprise 0553.548.910
Les magasins de ces entités sont connus sous les noms commerciaux ZEB, Pointcarré, The Fashion Store et Ziffiks.
Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à contacter notre Privacy Coordinator Ruben Roye. Il sera heureux de vous aider. Vous pouvez les contacter par l'un des canaux suivants :
- par courrier électronique : [email protected]
- par téléphone : +32 0495/12.05.98
2. FINALITÉS
Nous traitons vos données à caractère personnel dans un ou plusieurs des buts suivants :
- Gestion des fournisseurs
- Comptabilité
- Gestion des litiges
Vous trouverez ci-dessous, pour chaque finalité, les données à caractère personnel que nous traitons, la raison pour laquelle nous les traitons, la manière dont nous les obtenons, la durée de conservation et les personnes avec lesquelles nous les partageons.
1) Gestion fournisseurs
Pour notre gestion des fournisseurs, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (de l'entreprise), adresse électronique, numéro de téléphone), les données d'identification délivrées par les autorités publiques (numéro d'entreprise, numéro de TVA), les données financières (numéro de compte bancaire, mode de paiement) ainsi que toute autre information que vous nous fournissez dans le cadre de notre collaboration.
Ces données nous permettent de conclure des accords avec les fournisseurs, notamment de comparer les fournisseurs, de demander des devis et de mener des négociations précontractuelles, de communiquer avec les fournisseurs, de gérer les commandes et d'organiser les paiements.
La base juridique de ce traitement de données à caractère personnel est:
- Pour les fournisseurs particuliers : la conclusion et l'exécution d'un accord (art. 6, §1, b) RGPD).
- Pour les fournisseurs professionnels : un intérêt légitime à organiser notre gestion des fournisseurs (art. 6, §1, f) RGPD).
Nous obtenons ces données caractère personnel directement auprès de vous.
Pour la gestion de nos fournisseurs, nous conservons vos données à caractère personnel pendant 10 ans (avec une période de vérification additionnelle d'un an) après la fin du contrat.
Nous pouvons partager ces données à caractère personnel si nécessaire avec les autorités publiques, des compagnies bancaires et d'assurance, notre cabinet comptable et nos auditeurs, ainsi que nos conseillers juridiques externes. Nos fournisseurs d'informatique et de logiciels ont également accès à ces données à caractère personnel.
2) Comptabilité
À des fins comptables, nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (de l'entreprise), adresse électronique, numéro de téléphone), les données d'identification délivrées par les autorités publiques (numéro d'entreprise, numéro de TVA), les données financières (numéro de compte bancaire, mode de paiement) et un aperçu des produits/services fournis.
Ces données nous permettent de tenir notre comptabilité et de respecter les obligations comptables, notamment l'établissement des comptes annuels.
La base juridique de ce traitement est constituée par les différentes obligations légales telles que prévues par le Code belge de droit économique (art. I.1 CDE, art. III.82 CDE, art. III.89 CDE et art. III.90 CDE), le Code belge des sociétés et associations (art. 3:1 CSA) et son arrêté royal (comptabilité en partie double) et le Code belge des impôts sur les revenus (art. 320 CIR) (Art. 6, §1, (c) RGPD).
Nous obtenons ces données à caractère personnel directement auprès de vous.
À des fins comptables, nous conservons vos données à caractère personnel pendant 7 ans (avec une période de vérification additionnelle d'un an) après l'exercice concerné.
Nous pouvons partager ces données personnelles si nécessaire avec notre cabinet comptable, les autorités publiques, les autorités de sécurité sociale et des compagnies bancaires et d'assurance. Nos fournisseurs informatiques et de logiciels ont également accès à ces données personnelles.
3) Gestion des litiges
En cas de litige (potentiel), nous pouvons traiter vos données d'identification personnelles (nom, adresse (de l'entreprise), adresse électronique, numéro de téléphone) et toute autre information pertinente pour le litige (potentiel).
Ces données nous permettent de défendre nos intérêts légitimes dans toutes les formes de règlement des litiges et d'en organiser l'administration.
La base juridique de ce traitement est l'intérêt légitime à exercer nos droits de défense (contractuels, extracontractuels, légaux et autres) (art. 6, §1, (f) RGPD).
Nous obtenons ces données à caractère personnel directement auprès de vous.
Pour notre gestion des litiges, nous conservons vos données à caractère personnel pendant 5 ans (avec une période de vérification additionnelle d’un an) après l'expiration du délai de recours en dernière instance.
Nous pouvons partager ces données personnelles si nécessaire avec les autorités publiques, les autorités judiciaires et policières, des huissiers de justice, des compagnies bancaires et d'assurance, notre cabinet comptable, nos conseillers juridiques externes et des sociétés de recouvrement de créances. Nos fournisseurs informatiques et de logiciels ont également accès à ces données personnelles.
3. SÉCURITÉ
Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la confidentialité de vos données à caractère personnel et pour protéger vos données contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisés, de manière accidentelle ou illicite.
Nous avons conclu les accords contractuels nécessaires avec les tiers avec lesquels nous collaborons et nous ne transférerons pas vos données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen sans avoir la garantie que vos données y bénéficieront également d'un niveau de protection équivalent.
4. DROITS
Vous pouvez toujours nous contacter pour exercer les droits suivants :
- une demande d'accès ou de rectification de vos données à caractère personnel
- une demande d’effacer vos données à caractère personnel
- une demande de limitation du traitement de vos données à caractère personnel
- une objection au traitement de vos données
- une plainte si vous estimez que nous n'agissons pas conformément à la réglementation en vigueur en matière de protection des données. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle.
Pour les finalités pour lesquelles la base juridique du traitement des données à caractère personnel est un intérêt légitime, vous pouvez nous demander plus d'informations sur la mise en balance des intérêts que nous avons effectuée dans ce contexte (pour plus d'informations, voir Finalités).
Notre Privacy Coordinator Ruben Roye fera tout ce qui est en son pouvoir pour vous aider immédiatement. Vous pouvez le contacter par l'un des canaux suivants :
- par courrier électronique : [email protected]
- par téléphone : +32 0495/12.05.98
Nous respectons tous les droits relatifs à vos données à caractère personnel auxquels vous avez droit conformément à la réglementation en vigueur.
À des fins d'identification, nous pouvons vous demander une copie du recto de votre carte d'identité.
5. MISE À JOUR
La présente politique de confidentialité peut être modifiée de temps à autre, dans les limites de la réglementation en vigueur en matière de protection des données. En cas de changements importants, nous vous fournirons une version actualisée.